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Comment Planifier Vos Premiers Ateliers De Design Thinking: Un Guide Par Etapes


Avez-vous participé à votre premier workshop de design thinking ? Si la réponse est oui, alors vous êtes probablement tombé amoureux du concept et vous êtes impatient de l’appliquer dans votre entreprise. Mais savez-vous que vous devez organiser un ou plusieurs ateliers pour trouver des solutions créatives à votre défi et que les ateliers de design thinking ont leurs propres règles ? Et savez-vous que 80% du succès d’un atelier de design thinking dépend de sa bonne planification et de sa préparation ?

La planification fait référence à tout ce que vous faites pour que votre atelier soit un succès. Elle comprend la définition du problème et de l’objectif du workshop, la compréhension du contexte, la formulation du défi de manière à ce qu’il ait un impact, la définition des critères de réussite, la sélection des bons participants, la conception d’un ordre du jour, la définition des produits livrables, le choix d’un espace et d’un lieu appropriés, la mise à disposition de tout le matériel nécessaire à la création de prototypes et l’évitement des pièges habituels.

Je partage avec vous un outil puissant ‘7P canvas’ qui vous permet de cadrer votre atelier d’une manière très efficace.

1-PURPOSE (OBJET)

Définir le but de l’atelier avec le commanditaire est une étape cruciale dans la phase de planification de votre atelier de réflexion sur la conception car il vous permettra de définir la bonne approche, les bons outils et le bon environnement pour l’atelier.

Concrètement, je vous conseille de s’enquérir des éléments clés suivants :

Contexte: Quel est l’événement déclencheur pour cet atelier? Y a-t-il des problèmes ou des points de douleurs particuliers responsables de la situation actuelle ? Quels sont les utilisateurs cibles et combien savons-nous de leurs besoins non satisfaits ? Quel est le marché cible et les géographies ? Quel est l’environnement concurrentiel de l’entreprise ? Ce sont des exemples de questions que vous pourriez demander au commanditaire de mieux comprendre le contexte. L’idée est d’obtenir autant d’informations de base que possible dans cette section et essayer d’aller à la racine du problème parce que le problème mentionné par le commanditaire cache souvent une série d’autres questions.

Intention/Impact : L’intention d’un atelier est généralement double et peut englober à la fois des objectifs humains comme générer plus d’engagement de la part des utilisateurs et améliorer la motivation de l’équipe (plus de mentions j’aime, visites sur le site Web, etc.), ainsi que des objectifs opérationnels comme la création ou l’amélioration d’un nouveau produit ou service et le changement d’un canal de distribution. Votre objectif ici est de les identifier car ils guideront l’équipe dans la conception de la solution et vous aideront à mesurer le succès de l’atelier.

Challenge: Le défi de conception (challenge) est une phrase courte et facile à retenir créé autour d’une intention énoncée par le sponsor. Il est généralement formulé comme une question “Comment pourrions-nous” et pourrait également être formulé en utilisant «Co-créons défi X», «Repensons défi Y» ou «Repensons défi Z». Selon IDEO, « les défis de conception correctement encadrés prennent en compte les contraintes et le contexte et conduisent à l’impact ultime, permettent une variété de solutions ». En outre, le défi de conception ne devrait pas être trop large car vague et intimidant ou trop étroit car limitant la créativité. Voici quelques exemples de défis de conception : Comment pourrions-nous améliorer l’expérience d’accueil des nouveaux employés au sein l’entreprise X ? Repensons l’expérience des personnes âgées dans les supermarchés ou co-créons un nouveau concept de restaurant au Zoo de Rabat.

2-PRODUCT (PRODUIT)

Définir les livrables avec le commanditaire ou le propriétaire du projet est important pour le succès de votre atelier. Dans le design thinking, les livrables sont généralement des prototypes qui peuvent servir l’un des objectifs suivants : rendre le concept tangible, valider la proposition de valeur avec les utilisateurs, aligner l’équipe, simuler l’expérience ou faire une version pilote. Les prototypes peuvent varier selon que le produit est physique, numérique, un service, un espace ou un processus :

Produit physique : un modèle à l’échelle, un modèle imprimé en 3D, un modèle découpé au laser, une construction de lego, de la modélisation de l’argile.

Produit numérique : une brochure, un exemple de page web, un écran d’application mobile, une boîte en carton physique.

Service : storyboard, vidéo, infographie.

Espace : un modèle à échelle réduite, une construction Lego, etc.

Processus ou organisation : un storyboard, une vidéo, des infographies, une affiche.

En outre, il est important de s’entendre avec le commanditaire du projet à l’avance sur les principales caractéristiques de la solution : ce qu’elle devrait être la solution, ce qu’elle ne devrait pas être et ce quelle pourrait être . Vous devriez également prendre le temps de définir ce qui, au-delà de la réalisation des objectifs, fera de l’atelier un succès.

3-PARTICIPANTS

Les participants doivent avoir des compétences différentes et l’enthousiasme nécessaire pour faire de l’atelier un succès. Il est conseillé qu’une équipe de réflexion de design thinking rassemble sept types de profils comme décrit ci-dessous:

L’équipe : c’est l’équipe de base qui produira les livrables finaux et qui devrait être idéalement composée de personnes ayant des compétences, des personnalités, des professions, des expériences et des milieux culturels différents.

Le designer: elle est un atout clé car elle a une approche axée sur l’utilisateur inégalée et une vision créative.

Les utilisateurs : ils sont généralement sollicités avant l’atelier car les entretiens sont souvent menés dans cette phase mais ils peuvent aussi être présents pendant l’atelier (en particulier dans les phases d’immersion et d’idéation). Vous devez inviter plusieurs types de profils d’utilisateurs, y compris les utilisateurs traditionnels et extrêmes.

Le décideur : Vous devez invités tous les décideurs nécessaires afin que des décisions puissent être prises quant à la faisabilité, à la désirabilité et à la viabilité des livrables au cas où l’équipe serait dans une impasse. Ils ne participent pas nécessairement à l’ensemble de l’atelier, mais le plus souvent ils participent à l’immersion, le vote après les phases d’idéation et de prototypage.

Le commanditaire : Elle est normalement un membre de la haute direction (directrice générale, directrice du marketing, membre du comité exécutif, etc.). Elle est la personne clé à séduire car c’est elle qui décide si votre atelier est un échec ou un succès et si des actions de suivi vont être prises après l’atelier. Il est crucial de la rencontrer si le commanditaire et le propriétaire du projet ne sont pas les mêmes et connaître ses attentes.

Le Novice : Ils sont essentiels dans la phase d’idéation car leur manque d’expertise et d’expérience dans le sujet peut être une source d’idées originales.

Les experts : Ils interviennent souvent dans l’introduction pour partager leurs connaissances et leurs points de vue sur un sujet, pendant la phase d’inspiration et/ou pendant l’étape de l’idéation. Ces experts peuvent être des experts en la matière (recrutement, marketing, santé, etc.), des experts méthodologiques (concepteur, entraîneurs, etc.) ou autres.

4-PROCESS (PROCESSUS)

Chaque atelier comporte généralement 4 phases : introduction, échauffement, production et conclusion. Dans la phase d’introduction, vous donnez un sens à l’atelier en partageant l’ordre du jour, en expliquant le défi, les objectifs sous-jacents et les livrables à produire. Pendant l’échauffement, votre objectif est de dynamiser l’équipe avec un brise-glace et de lui permettre de se sentir en sécurité en travaillant ensemble et en collaborant. Après cela, vous devriez partager les règles de l’atelier (c’est à dire ne pas couper les uns les autres, aucune idée est stupide, pas d’appels téléphoniques, etc) avant de sauter à la phase de production. Dans la phase de production, vous devez expliquer chaque exercice en profondeur, expliquer les instructions, partager des commentaires en permanence, des rythmes variables pour garder l’équipe engagée et planifier des pauses tous les 1h15–1h30. La dernière étape consiste à conclure l’atelier par une synthèse des principaux enseignements et à donner l’occasion aux participants de partager leurs commentaires sur la session.

5-PITFALLS (PIEGES)

Bien que vous ne pouvez pas tout contrôler et planifier, vous devriez prendre le temps de réfléchir aux événements imprévus potentiels qui pourraient se produire et préparer le plan B à l’avance. Ci-dessous quelques pièges auquel vous pouvez penser à l’avance :

Présence du commanditaire : Selon la culture de l’entreprise, le commanditaire peut ou non participer à l’atelier, mais en général c’est elle qui prononce les discours d’introduction et de clôture.

Emplacement de l’atelier: la meilleure façon de « foirer » un atelier est de compter sur quelqu’un d’autre pour choisir un espace pour vous et du coup il est nécessaire de le visiter ou de demander des vidéos et des photos avant le jour J. Si la pièce contient des meubles fixes alors vous devriez faire utiliser au maximum les murs et si la salle n’est pas suffisamment lumineuse alors vous devriez planifiez plus de pauses.

Équipes multiculturelles : si vous avez des équipes multiculturelles, vous devriez penser à un brise-glace fort qui donnera envie à l’équipe de collaborer et de travailler ensemble..

6-PREPARATION

Pour que votre atelier fonctionne bien, vous devez penser à toutes les tâches que vous devez faire à l’avance à chaque étape de l’atelier. En particulier, vous devriez penser aux messages/supports à projeter ou à imprimer, aux templates, aux messages à accrocher au mur, aux mémoires pour les parties prenantes, aux invitations aux participants, aux moments de rencontre avec les cibles des utilisateurs, aux documents inspirants à afficher, à présenter des messages, etc.)

7-PRACTICAL (PRATIQUE)

Ici, vous devriez penser au matériel que vous apporterez avec vous à l’atelier: post-its multi-couleurs de tailles différentes (76x76mm,38x51mm,76x127mm), sharpies, stylos, scotch (40–50mm), gommettes, timers, blu-tacks, ciseaux, colle, agrafeuses, papier aluminium, etc. Vous devez également vous assurer d’avoir le bon espace pour votre atelier. Vous devriez chercher un espace convivial et variable avec plusieurs fenêtres, murs et tableaux blancs pour coller les post-its et écrire, une cuisine avec thé, café et collations. L’espace devrait favoriser l’interaction entre les équipes, une attitude dynamique et permettre à l’animateur de se déplacer facilement. La règle est de 2 à 3 chaises pour chaque participant, donc si une salle de conférence s’adapte à 100 chaises, l’atelier devrait accueillir entre 30 et 40 personnes.

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